Krimpen koploper met invoering webrichtlijnen

Michiel Groeneveld is sinds 2002 werkzaam bij gemeente Krimpen aan den IJssel. Hij is betrokken geweest bij verschillende ICT trajecten, meestal gericht op online dienstverlening/communicatie. Sinds 2009 is hij werkzaam als webmaster bij bureau communicatie. Zijn rol bij de implementatie van de webrichtlijnen was het onderzoeken en bepalen waar de nieuwe website aan moest voldoen.

Welke functionaliteiten/applicaties heeft de website?

Krimpen heeft een e-loket waar burgers digitaal informatie kunnen krijgen en met DigiD toegang krijgen tot elektronische dienstverlening van overheidsinstellingen. Krimpen maakt ook gebruik van een GoogleMaps applicatie. Op dit moment wordt deze applicatie getest op de webrichtlijnen. Het is gelukt om deze conform de webrichtlijnen aan te passen. Ook heeft Krimpen een volledig geïntegreerde BIS/RIS applicatie. De presentatie van de automatisch gegenereerde content is aangepast aan de webrichtlijnen. Hier moet nog een inspectie voor worden uitgevoerd. Ook is de gemeente aangesloten op de Landelijke Bekendmakingen en Samenwerkende Catalogus.

Met welke leverancier hebben jullie gewerkt?

De website draait op Smartsite van Seneca, een Gesloten Source. Krimpen gebruikt sinds 2000 al dit CMS en we hadden nog licenties lopen voor dit pakket. Voor de implementatie van de webrichtlijnen hebben we Communited benaderd. Wij zijn erg tevreden over deze samenwerking.

Wat was voor jullie de reden om te voldoen aan de webrichtlijnen?

Er moest voor de gemeente een nieuwe basissite worden ontwikkeld. Dit was voor ons een goed moment om de webrichtlijnen mee te nemen in de functionele eisen. Daarbij kies je met webrichtlijnen voor een goede basis kwaliteit, omdat de webrichtlijnen gekoppeld zijn aan WCAG, opgesteld door het W3C (World Wide Web Consortium). En je hebt als opdrachtgever meer controle op de kwaliteit van een website, je hebt een sturingsmiddel naar je leverancier. We hebben de webrichtlijnen in eerste instantie beschouwd als een van de functionele eisen, het was voor ons een onderdeel van het totale pakket. We hadden toen nog niet de ambitie om “webrichtlijnen proof” te worden, en te voldoen op het zwaarste niveau. Als we het groene mannetje maar zouden halen.

Hoe is de implementatie van de webrichtlijnen verlopen?

In januari 2009 zijn we begonnen met een presentatie van een voorstel voor de nieuwe site in het MT. In september 2009 was het ontwerp helemaal akkoord en konden wij daadwerkelijk aan de slag met bouwen. Hiervoor hebben wij drie partijen ingeschakeld: Politiek Online voor de content en de online strategie, Communited voor de bouw van de website en MV voor de vormgeving. De samenwerking tussen ons en deze drie partijen verliep bijzonder goed. De communicatielijnen waren kort, en we hadden heldere afspraken gemaakt over de planning en eventuele uitloop. Op 2 februari 2010 ging de nieuwe site al live.
Aan het begin van het traject werden intern en extern interviews afgenomen door Politiek Online om de informatiebehoefte in kaart te brengen. Iedere afdeling werd vervolgens verantwoordelijk gesteld voor een dossier. Dit hield in dat de afdelingen zelf moesten zorgen voor tijdige aanlevering van de content. Hier stond een strakke deadline op; voor eind 2009 moest alle content zijn aangeleverd. Een behoorlijke inspanning dus zo aan het eind van het jaar, zeker met alle feestdagen. In januari 2010 werd alle content ingevoerd in het CMS en werd de website getest. Ook nu moesten wij werken met een strakke deadline. Op 2 februari moest de nieuwe site live gaan.Voor deze datum was gekozen, omdat in maart de gemeenteraadsverkiezingen waren. Dat betekende dat wij in de aanloop naar de verkiezingen een goed werkende site moesten hebben om de burgers goed te kunnen informeren. Het was hard werken om deze deadline te kunnen halen, maar we zijn er trots op dat wij de deadline hebben gehaald met een goedwerkende site.

In april van dit jaar kregen wij een telefoontje van het Ministerie van BZK. Onze contactpersoon bij het ministerie had opgevangen dat onze website als eerste gemeentesite volledig aan de webrichtlijnen voldeed, en wilde dit verifiëren. Onze site voldeed toen nog niet optimaal, maar de extra aanpassingen om wel te voldoen waren te overzien. Het telefoontje heeft er voor gezorgd dat wij de puntjes op de i hebben gezet en de site medio mei hebben laten keuren door een officiële keuringsinstantie, Quality House. Na de eerste keuring hadden wij nog 20 dagen de tijd om wat foutjes te herstellen. Begin juli 2010 kregen wij als eerste gemeente van Nederland het waarmerk Drempelvrij.nl voor onze website.

Wat is je ervaring na afloop?

We kregen veel positieve reacties, met name van communicatie medewerkers van andere gemeenten. Aan de andere kant lagen we ook onder een vergrootglas omdat wij de eerste gemeente waren die voldeed. We hebben uit de kritiek de leerpunten gehaald en zijn daarmee aan de slag gegaan. Naar verwachting voldoet voor het einde van dit jaar elk onderdeel van onze website aan de webrichtlijnen.

Wat is belangrijk om te weten over de webrichtlijnen?

Webrichtlijnen is meer dan een set richtlijnen (laten) implementeren. Ook na het behalen van het groene mannetje is het zaak alert te blijven dat nieuwe applicaties aan webrichtlijnen voldoen, en dat content op een goede manier wordt ingevoerd. Om die reden hebben wij bij gemeente Krimpen de webredactie centraal geregeld. De inhoud wordt decentraal aangeleverd, en door de webredacteuren volgens de webrichtlijnen ingevoerd. Zo belasten we zo min mogelijk communicatiemedewerkers met de webrichtlijnen, en zorgen wij ervoor dat de content wel op een goede manier op de website verschijnt.

Wat maakt de implementatie van de webrichtlijnen lastig?

Wat lastig is, is de interpretatie van de webrichtlijnen. Tijdens de implementatie en de toetsing gaven tegenstrijdigheden in de interpretatie nog wel eens problemen. Dan merk je wel de nadelen van een voorloper zijn: je kunt niet vergelijken hoe andere gemeentes bepaalde dingen hebben opgevat. De interpretatie zal minder een probleem zijn naarmate meer gemeentesites aan de webrichtlijnen voldoen en de keuringsinstanties meer ervaring hebben met het keuren van gemeentesites. Dan zijn de webrichtlijnen uit de pioniersfase en neemt het aantal experts op het gebied van webrichtlijnen toe.

Als je terugkijkt op het proces, wat zou je dan anders doen?

Achteraf hadden we beter nog even kunnen wachten met de webrichtlijnen toets, totdat we alle onderdelen op orde hadden. Maar door het telefoontje van BZK was er opeens de verwachting dat wij de eerste gemeente zouden zijn die zou voldoen aan de webrichtlijnen. Achteraf hebben wij nog wel kritiek gehoord dat niet alle onderdelen van de website voldeden aan de webrichtlijnen. Dit is juist. Ons domein voldeed aan de webrichtlijnen. De twee onderdelen GPDC en BIS/RIS draaiden nog in de oude omgeving: pas na de eerste keuring werd bekend dat de keuring moest worden uitgevoerd op alle onderdelen die behoren tot de primaire dienstverlening. Tijdens het toets traject werd bekend dat ook de GoogleMaps applicatie aan de webrichtlijnen moest voldoen. Omdat wij al in het keuringstraject zaten, en de sample niet meer mocht worden aangepast, is onze site toch door de keuring gekomen. Wij zijn na de keuring wel direct aan de slag gegaan om ook de resterende onderdelen aan de webrichtlijnen te laten voldoen. GPDC voldoet inmiddels. Als BIS/RIS eind van het jaar ook webrichtlijnen compliant is, dan voldoet onze site op álle onderdelen aan de webrichtlijnen. Volgend jaar wordt de site opnieuw gekeurd door een keuringsinstantie. Dan zullen deze onderdelen ook worden meegenomen in de toetsing. Maar goed, we moeten wel beseffen dat het zowel voor ons als voor de keuringsinstantie de eerste keer was dat een gemeentesite werd getoetst.

Tips & Tricks

1. Begin gewoon! Zie er niet als een berg tegen op, het is te doen.
2. Zoek een leverancier die expertise heeft met webrichtlijnen. Zeker als je de kennis niet zelf in huis hebt. De keuze voor een leverancier is van cruciaal belang voor het slagen van het project.
3. Blijf reëel. Maak een afweging tussen de webrichtlijnen en de behoefte van de doelgroep. Zet de behoeften van de burgers centraal, en niet het systeem, maar probeer wel zo goed mogelijk te voldoen aan de webrichtlijnen
4. Je bent met de webrichtlijnen niet per definitie duurder uit. De schaalbaarheid van je website is groter, en je zit niet meer vast aan één leverancier. Dit zorgt voor flexibiliteit in plaats van verstarring.
5. Je website wordt veel beter vindbaar met een zoekmachine, als je website voldoet aan de webrichtlijnen. Onze website had 1,5 weken na live gang al een veel hogere en relevantere ranking op Google. Puur door de webrichtlijnen.
6. Kijk en Vergelijk. Ga niet zelf het wiel uitvinden, maar ga de kennis halen bij een buurgemeente. Of sluit je aan bij een gebruikersgroep van je leverancier. Veel informatie en handige tips zijn te vinden op de website van de webrichtlijnen: www.webrichtlijnen.nl.
7. Een tip voor het projectteam Webrichtlijnen: richt de voorlichting op de leveranciers. Bij veel leveranciers zijn de webrichtlijnen nog een onbekend, en daardoor onbemind terrein. Gemeenten willen vaak wel, maar zijn voor de implementatie afhankelijk van de leveranciers, zeker als het om aanpassing van een bestaande website gaat.