Goirle behaalt drie sterren in twee maanden met één checklist

Simon Besters is sinds 2009 werkzaam als medewerker Informatiemanagement bij de gemeente Goirle. Daarnaast werkt hij door al zijn ervaringen bij de gemeente Goirle inmiddels bij andere gemeenten aan projecten rondom digitale dienstverlening, waaronder de webrichtlijnen.

Kun je iets vertellen over de functionaliteiten op de website?

De website is gebouwd op Typo3, een Open Source CMS, waar ondertussen alweer 40 gemeenten gebruik van maken. Het uitgangspunt van onze website is eenvoud, géén complexe systemen, maar gewoon de basisinformatie die de burger nodig heeft. Uiteraard hebben we wel een producten- en diensten catalogus, digitale formulieren, en de mogelijkheid om online te betalen, maar dat is tegenwoordig niet meer echt bijzonder.

Wat was de leverancier/ontwikkelaar van de website?

De website is in eerste instantie ontwikkeld door leverancier Alternet. Voor de aanpassingen die nodig zijn voor de Webrichtlijnen hebben wij Wind Internet ingeschakeld, een bedrijf uit Friesland. Niet een bedrijf in de buurt, maar dat was ook niet nodig. We hadden rechtstreeks contact met de programmeurs, de mensen die verstand hebben van techniek. De samenwerking met Wind is ons erg goed bevallen, korte lijnen en simpele oplossingen. Onze keus is gevallen op Wind Internet, omdat we bij andere doorontwikkelingen voor de gemeentelijke website ook al prettig en doeltreffend met hen hebben samen gewerkt.

Wat was de aanleiding om te voldoen aan de Webrichtlijnen?

Goirle heeft de NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma) verplichting altijd serieus genomen. Eén van de afspraken uit het NUP is om de webrichtlijnen voor het eind van dit jaar te implementeren. Het voldoen aan de webrichtlijnen stond dus al op de agenda van onze gemeente. We hebben alleen de deadline vervroegd met twee maanden: van 1 januari 2011 naar 1 november 2010. Uiteindelijk werd het half september, maar dat was alleen maar mooi meegenomen. Doordat Goirle aan het NUP wil voldoen, was er al geld en capaciteit beschikbaar gesteld door het bestuur. Naast de verplichting aan het NUP, zijn we het onze inwoners ook verplicht; we willen niemand uitsluiten.

Hoe is de implementatie van de Webrichtlijnen verlopen?

Om kennis op te doen over de webrichtlijnen heb ik in juli van dit jaar de webrichtlijnen training van ICTU gevolgd. Vooraf had ik het normdocument webrichtlijnen snel gelezen en dacht 'oei, dat wordt een zware kluif'. Maar na de training was ik er van overtuigd dat het moest lukken om de webrichtlijnen binnen twee maanden te implementeren. Een behoorlijke uitdaging, die de nodige scepsis gaf onder de cursisten en zelfs de trainer. Maar die scepsis was voor mij een extra motivatie om deze doelstelling te halen. We wilde laten zien dat het kon. Gelukkig hadden we al een goede basis, want Typo3 voldoet al in grote mate aan WCAG2, wat de basis voor de webrichtlijnen is.

Ik heb een checklist gemaakt op basis van het normdocument, waarin ik precies kon zien op welke punten onze website aangepast moest worden aan de webrichtlijnen. Dat bleek erg mee te vallen. Voor de implementatie van de andere helft heb ik een inschatting van uren en budget gemaakt. Ik kwam uit op 150 uren en €5000,-.

Na deze inventarisatie heb ik contact opgenomen met leverancier Wind, waarmee we ook al hadden samengewerkt voor het project Samenwerkende Catalogi, een deelproject van Andere Overheid. Intern heb ik samen met de afdeling Communicatie een salespitch gehouden voor elke afdeling. De salespitch was bedoeld om binnen de gemeente voldoende draagvlak te creëren voor het project en om medewerkers enthousiast te krijgen over de website. Dat enthousiasme was nodig, omdat we voor alle inhoud ook de vakspecialisten nodig hebben. De opdracht aan de leverancier is opgesteld samen met een klankbordgroep. Hierin was de doelgroep van de webrichtlijnen vertegenwoordigd, waaronder allochtonen, ouderen en gehandicapten. Met de klankbordgroep hebben we gekeken of de webrichtlijnen afdoende waren om tot een toegankelijke website te komen. Door deze groepen er in een vroeg stadium bij te betrekken, wek je vertrouwen en creëer je draagvlak.

Wat is je ervaring na afloop?

Het behalen van het Waarmerk drempelvrij.nl binnen twee maanden en tegen geringe kosten trok veel media aandacht. Ook werden we gebeld door veel andere gemeenten hoe we dit voor mekaar hebben gekregen en kregen we verzoeken om onze ervaringen te delen. De scepsis was weg.
Wij waren niet de eerste gemeente waarvan de website voldeed aan de webrichtlijnen, maar wel de eerste waarvan alle onderdelen van de website voldeden, inclusief alle applicaties.

Wat is belangrijk om te weten over de Webrichtlijnen?

• De website van Goirle is nu veel toegankelijker geworden. Niet alleen voor mensen met een visuele beperking, maar voor iedereen. Als je bijvoorbeeld een formulier wilt invullen, dan wordt nu van tevoren aangegeven welke gegevens je bij de hand moet hebben. Dat klinkt logisch, maar komt helaas nog te weinig voor bij online formulieren;
• Een ander voordeel is dat we nu veel bewuster omgaan met de informatievoorziening. Voordat er nu iets wordt gepubliceerd, wordt er gekeken naar het doel, de doelgroep en wat je met de publicatie wil bereiken; Kortom, de website verandert van een informatiemiddel in een communicatiemiddel. We willen een boodschap overbrengen, niet een beleidsnotitie publiceren.
• Het is een misverstand dat implementatie van de webrichtlijnen een moeizaam, tijdrovend en kostbaar traject is;
• Ook met een bestaande website kun je aan de webrichtlijnen voldoen;
• Kleinere gemeenten hebben een voordeel bij implementatie van de webrichtlijnen door minder dataverkeer, minder pagina's en een kleinere organisatie (dus snellere afstemming);

Tips & Tricks

• Leg de vraag om te voldoen niet volledig bij je leverancier neer, dat resulteert vaak in dure en complexe upgrade trajecten.
• Zoek daarentegen een webspecialist en laat een nulmeting doen, dan weet je waar je staat, en kan je een gerichte opdracht aan je leverancier geven.
• Kies voor een enthousiaste leverancier die bekend is met de webrichtlijnen.
• Als het kan, waarom zou je dan wachten op het laatste moment? Begin gewoon!
• Zorg voor intern draagvlak. Begin met een salespitch, waarbij je de voordelen voor de afdelingen zelf laat zien.
• Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van de mogelijkheden van e-dienstverlening.
• Betrek de doelgroepen vroegtijdig bij de (door)ontwikkeling van de website, bijvoorbeeld door het opzetten van een klankbordgroep.
• Onderhandel met de leverancier: maak een 'no cure, no pay' afspraak. Betaling is na het behalen van het groene mannetje.
• Onderhandel ook over de kosten met de leverancier. De leverancier doet zelf ook kennis en ervaring op over de webrichtlijnen en heeft een goede referentie. Tools die worden ontwikkeld kunnen worden hergebruikt voor volgende klanten. Deel dus in de kosten van implementatie. Het gaat om een win-win situatie
• Maak een schrijfwijzer voor content invoer op 1 A4. Handig voor de web redacteuren.
• Als het even kan, kies voor een centrale webredactie. Je behoudt zo één schrijfstijl en het is makkelijker om op die manier de webrichtlijnen te blijven handhaven.